中小企业使用ERP管理软件与EXCEL的区别

中小企业的企业主经常会问：“使用ERP管理软件有什么优势？跟我目前使用的EXCEL区别在哪里？ERP的报表我用EXCEL也实现了呀？……”

一、信息共享平台

       ERP管理软件是一个系统，是企业信息的存储中心，在这个存储中心，可以根据不同岗位不同人员设置不同的信息共享，信息既是透明的却又是不可视的，既能保证信息的及时传输又能使信息共享最大化。但Excel做成的文件是以个体存在的，没有很好的联系起来，不能实现信息的集成，Excel中要实现信息的共享只能通过设置共享文件夹来实现，共享文件夹会带来很大的风险，可以利用一些方法破解共享密码，窃取信息、破坏信息。

       举例：供应商送货并付货款时，采购关心数据、价款，而仓库、生管、生产只关心物料的到厂情况，这些在ERP管理软件中很容易共享，但在EXCEL中就需要关联出多个SHEET。

二、数据的重复利用

       相同或相关联数据一次输入多次复核是ERP管理软件优于Excel的一个明显特点，这样的数据引用模式既减少的输入的工作量提高了工作效率，同时还可以减少数据的输入错误，最大程度上保证了业务数据的准确度。而Excel不能很好的实现数据的重用，每次用到都要重复输入，既增加了工作量，也增加了出错的概率。

       举例：客户送货单，业务助理录入记录订单出货量、仓库录入保证库存量、财务录入保证应收款。在ERP管理软件中，相关联单据可以直接取单引用；但使用EXCEL时，业助、仓库、财务每个部门都需要录入一次，浪费工时不说，准备性也难得到保证。

三、流水痕迹的记录

       ERP中对业务流程中每个关键点的操作都会纪录相应的流水痕迹记录，包括对各个单据的修改、仓库的出入库、盘亏盘盈等都会纪录每次操作发生的变化，这样一方面可以根据流水查业务发生纪录，另外一方面可以加强对业务数据进行管理。

       举例：Excel中，发现库存帐实不符，在Excel中很方便的就可以修改，并且没有任何修改纪录，这样就不会暴露仓库管理中的漏洞，管理者也很难及时的采取措施，长期下去，必定会给企业带来严重的危害。

四、数据计算能力

       ERP中显示给用户的都是结果或者数据的采集窗口，而结果的由来可能是经过复杂的计算得来的，这些计算都是在ERP内部进行处理的，使用者看到的就是想看的结果，而不用去手工设计公式、手工计算。简单的计算Excel中是可以通过设置公式来自动计算的，可是复杂的计算，在 Excel中是无法进行的。

       举例：对物料需求的计算，既要去搜索库存、BOM表、最近计划使用量、安全库存量等多个因素，这种计算在Excel中几乎无法实现的，即使算出来准确率也不高，而在ERP中 就能很快的把结果显示出来。

五、查询、报表呈现角度

       ERP中查询条件、报表呈现是可以根据使用者的个人习惯进行设定，查询方式更是多样化，有模糊式查询，有精确式查询，有单独条件查询，有多条件组合查询，多样化的查询方式和自定义的查询条件能快速的找出用户的目的数据，节约了查询时间，提高了工作效率。而报表更是根据个人爱好设定需显示栏位及呈现格式。

       举例：年度销售统计按业务员统计、按产品统计、按客户统计…，这些在ERP中只要一张报表就可以多角度分析，而EXCEL中只能分SHEET才能实现。

六、数据安全与权限管控

       使用ERP的一个明显好处就是数据安全的增加，业务数据是一个企业立足商场的基础，这些数据对一个企业来说至关重要，这些数据是企业运行多年的积累，对企业的作用是无法衡量的。ERP把这些数据统一保存在一台服务器上，并以编码的方式保存在数据库中，一方面可以防止数据的丢失， 更重要的可以防止数据的流失，导致企业信息的外泄，对企业的市场竞争带来很大的危害。而用Excel纪录的数据，都放在一个个分散的电脑中，一旦电脑出现 故障就会导致数据的丢失，由于数据没有集中管理，很容易使数据外流。

       举例：客户信息，放在Excel中的客户信息，相关人员可以随时的带到外面，给企业带来无法估量的损失。但在ERP中只有经过授权的人，才可以看到属于自已的客户信息，而且导出也只有经过授权才可以实现。

七、智能提醒

       智能提醒是ERP与 Excel的又一明显区别。通过智能提醒提示用户对异常数据进行处理，找出产生异常数据的原因，从而快速的解决问题，把对企业的危害降到最低。而Excel就无法实现这个功能。

   举例：对应出货的客户订单的提醒，管理者可以通过提醒功能，看到哪些订单将要出货，对于将要逾期交货的订单，能尽早与客户沟通，避免由此而产生的损失。

八、管理思想的体现与执行控制

       ERP管理软件是“管理实际工作过程”，具有全程必要的“拟人思维逻辑运算能力”，是工厂实际作业流程的系统化表现。而ERP管理软件十分擅长这样的“逻辑关联运算”，从而代替工作人员“人为的跑动通知”。

举例：业务接到订单后找生管，生管安排好后找采购，采购找供应商，交货到仓库。在excel表中你是无法用数学公式来表现的，你需要编写一大堆复杂的“关系公式”才能勉强做到，再复杂点就无能无力了，而在管理软件中，实现起来并不复杂。

       当然，以上所指的EXCEL是指标准的EXCEL，并不包括经过VBA二次开发后的功效（笔者刚工作时曾接触过经过二次开发过的EXCEL，至今我依然佩服不已）。